當我們做基礎企劃工作時最常使用的軟體不脫 Microsoft、Adobe 與 Apple 三大系列文件編輯軟體。在編輯 Office 文件時通常碰到 2 大問題：

問題 1 、兩種系統介面的巨大差異，原本熟悉的功能找不到

不少人工作習慣用 Mac 電腦，卻還是會用微軟的 Microsoft 365 編輯少量 Office 文件，但 Windows 與 Mac 的 UI 介面存在不小差異。

由於兩者系統上巨大差異，在 Word 使用上時常找不到原本熟悉 Windows 版介面，特別是文件最基礎的多層次清單、樣式與階層的設定，讓人非常困擾。

下圖是 Windows 的 Office 2016 年版，紅圈標記是叫出「段落」、「樣式」各自使用界面的右下角箭頭型「launcher」。我們在設定每份文件的基礎樣式、段落與階層時使用頻率很高。

然而，在 Mac 版 Microsoft 365 的 2021 年訂閱制軟體中，我們可以發現找不到右下角箭頭型「launcher」，如下圖所示。

經諮詢微軟官方客服此一差異。官方客服表示 launcher 在 MAC 頁面上是無法直接通過按鈕調取的，同時 UI 介面是沒法手動調整成跟 Windows 一樣的外觀，這是時常碰到的第 1 種問題。

問題 2 、明明設定好樣式、階層，但套用格式時總是跑掉

當我們編輯不同段落的編號樣式時，一旦在該項目按右鍵，點選「重新啟動編號」時，原本的樣式都會跑掉。

我們觀察橘色箭頭是我們點選右鍵「重新啟動編號」時的項目，其原本有縮排的樣式跑掉了，可是我們明明有設定縮排樣式，這是怎麼回事呢？

01、「段落」與「樣式」的功能：維持文件外觀的一致性

我們在「常用」的索引標籤中會看到三種工作區域，分別是

1、「字元/字型」區域設定（橘色框）

2、「段落」區域設定（深紅色框）

3、「樣式」區域設定（紅色框）

為了維持整份文件格式一致，我們藉由設定這 3 個區域讓文件的階層、清單編碼和樣式都一樣。

然而，相信不少夥伴們設定時段落與樣式時，總是碰到明明都設定過但總是有內容的縮排、後置字元（就是編號數字 1、2、3 後面的字與數字間的距離）的格式跑掉，為什麼會有這麼讓人抓狂的事情發生呢？

02、Word 的字元、段落、樣式設定邏輯

段落、樣式的格式設定很容易跑掉，通常最大的原因是各自的格式被電腦處理的優先順序不同。我們直接編輯的格式的修改會覆蓋原本在「樣式」與「段落」的設定。

什麼意思？比如我們在該行按右鍵選擇「重新啟動編號」，原本設定的縮排 1 公分跑掉了，變成貼緊邊界。

這表示「重新啟動編號」這個功能原本預設讓內容要貼緊邊界，就順帶把妳/你之前辛苦設定的縮排樣式給取消了。大部分夥伴們碰到格式跑掉都是這個原因。

因此，我們可以說當我們直接修改內容時：

當下調整內容的格式會被電腦優先處理，優先於字元/字形，也優先於段落、樣式區域的設定。

03、樣式、階層、段落的多層次清單編碼邏輯的設定順序

為了不讓「當下直接修改的內容」把之前的段落、樣式洗掉導致整份文件格式跑掉的惡夢，我們在設定時邏輯依序如下：

1、Word 〉喜好設定 〉一般 〉「以下列單位顯示度量值」的下拉式選單 〉選擇「公分」的選項 〉取消勾選「使用字元單位」。

2、把滑鼠指標移動到內容的左側，反白想修正的內容。

3、針對已反白的內容設定「樣式」，但千萬不要設定在該樣式中的「縮排」功能，縮排另外處理。

4、段落區域的「多層次清單」中，選取「定義新的多層次清單」調整編號的「數字位置」與縮排的「文字位置」。

5、「定義新的多層次清單」的「數字位置」是調整邊界與編號的距離。

6、「定義新的多層次清單」的「文字位置」是調整讓我們最頭痛的縮排功能，縮排一律在這邊調整。

7、千萬不要用「格式 〉段落 〉縮排 」，因為該功能的預設值會覆蓋我們辛苦設定的段落與樣式。

8、「定義新的多層次清單」中「自訂大綱編號清單」的「將階層連接至樣式」下拉式選單，選擇要連接的樣式。

04、「從格式建立新樣式」的功能簡介

我們「樣式窗格」中「新增樣式」的「從格式建立新樣式」來觀察，該選單有3種符號分類，分別為：

1、「字元」符號，其功能是調整與字型有關的設定

2、「連結」符號，其功能包含字形和段落 2 個區域的設定，調整的範圍會擴及整個段落，非單一個字

3、「段落」符號，字元與段落樣式的混合體

這邊說明分類的目的是要講：當我們直接修改某一行字的行距、大小、粗體時，會直接覆蓋原本有的樣式，所以稍候再設定時分類要選擇適當的，大部分的夥伴都沒有注意到要調整這個下拉式選單，也會導致之後格式容易跑掉。

05、第一步驟，先將縮排設定成公分，取消「字元」設定

06、第二步驟，做「樣式」的設定

這邊要注意的是，絕對不能在樣式中做任何的縮排設定。

為什麼在樣式名稱的欄位我取名為：「A-01-項目編號」，前面要加英文與數字？

因為在右側直式的「套用樣式」庫中，我們無法手動上下調整先後次序，只能依照電腦本身的傳統排序方式，也就是 A、B、C、D，1、2、3、4 來依序排下來，因此在命名時得先考慮樣式呈現的先後次序。

從段落中設定「階層」，方便日後我們製作目錄，也能在稍候開啟在左側的「功能窗格」中呈現完整的階層設定。

07、第三步驟，再設定「多層次清單」

這邊夥伴們需要知道的重點有二：

1、編號與上一階層的距離我們先設定成 1 公分，在本文中比較容易看清楚；通常一般文件有 4 個階層，我們設置 4 個階層編號。

2、內容文字的縮排都是在這邊「多層次清單」設定，絕對不要開格式中的段落做設定。

「數字位置」指涉邊界與編碼的距離

「文字位置」是表示編號後面的文字內容與邊界的距離。所有跟縮排有關的設定都在這裡調整即可。

08、第四步驟，「多層次清單」與「樣式」連結

09、縮排的調整：「文字位置」

為了在這篇文章中方便區別，我們第二階層設定成 2 公分，第三階層 3.25 公分，第四階層 3.55 公分。

「樣式」、「多層次清單」與「階層」，三者皆已設定完成，我們可以把紊亂的文字內容反白套入右側樣式中。

最後，縮排、多層次編號與後置字元在套入樣式設定後都沒有跑掉，大功告成！

10、「檢視」索引標籤 〉勾選「功能窗格」

要看上述設定樣式的階層，可依序啟用：

1、「檢視」索引標籤

2、「功能窗格」

3、選擇中間的列表圖示選項

11、「修改樣式」的勾選說明

不少夥伴們不太清楚樣式修改底下的三個勾選功能有多強大。

「新增至範本」：下次開啟一個全新空白檔案，自動帶入本文件的樣式設定。

「新增至快速樣式清單」：把該樣式放在上方偏右側的樣式庫工作區內。

「自動更新」：當更改標題與內文樣式時，自動對其他段落的樣式做修改，不用一個個去手動修正。

12、樣式快捷鍵

俗話說好的老師帶妳/你上天堂，設定樣式快捷鍵就是讓妳/你早下班不可或缺的好朋友！

在設定樣式左下角的下拉式樣選單，選擇「快捷鍵」。

在「按新的鍵盤快速鍵」欄位中不能手動鍵入任何按鈕。相反，要直接同時按下想指定的組合功能鍵。

例如，可以直接同時按下 按Alt（Option）、Ctrl和H鍵，然後點擊指定 > 確定就可以了。

結論：微軟是一群沒有人文素養的工程師組成的，使用者要用 Debug 思維去設定軟體

Office 系列辦公室軟體非常沒有人性，十分難用。從十幾年前到現在沒有任何長進，連編號、階層與樣式這三種如此基本的排版都要個別設定後，然後得再設定三者串接起來。

明明問題這麼多，浪費多少人的青春，多少加班的夜晚害我們不能去跟女朋友們約會，都花在調整編號的後置字元、莫名其妙會撞牆的縮排。你們微軟這群工程師交不到女朋友晚上不知道要幹嘛，並不表示我們晚上沒有該做的事。

使用微軟軟體的最大目的是讓我們折壽，執行人類補完計畫，多年用下來我終於了解了微軟工程師們的用心良苦。

為了讓大家寫企劃案不要都在調格式能早點下班，如果有任何問題歡迎與我聯繫我們一起討論。如果還是做不出來這篇文章的格式設定，歡迎 E-mail 給我，我再把範例檔回寄給妳/你。

我的 E-mail ：[email protected]

希望這篇文章對妳/你有幫助，我們保持聯繫～