【政府標案】如何使用ChatGPT來撰寫一份符合及格標準的服務建議書？一份從0到1的入門指南

內容目錄

這篇文章適合誰？

這篇文章旨在為政府標案投標入門者提供使用ChatGPT撰寫政府標案服務建議書/企劃書的建議。本文適合那些沒有經驗的人，或是剛登記公司/商號的一人公司（solopreneur）、家族事業。使用ChatGPT協作的最大意義在於「極度加速投標的過程」，節省過往高昂的人力成本，並以高頻率姿態在評審面前刷存在感，留下好印象。

本系列文章的重點是與AI協作撰寫企劃書，並針對使用ChatGPT找到寫服務建議書的槓桿點進行詳細操作說明。每篇文章都將細緻展開企劃書內的種種小節內容，解決投標過程中可能遇到的問題。如果有任何疑問或建議，歡迎提出，我們將認真回答，目的是為了能幫助妳/你。

了解得標的前提條件是建立在評審對妳/你的信任基礎之上。她/他們相信妳/你不會砸飯碗。建立信任的方法很廣泛，最簡單的理解可以用「品牌價值」來說明。在政府標案投標過程中，高頻率出現在評審面前是個重要的因素。這道理在各種行銷領域都說得通。除非平時有在刻意經營各方關係，不然標案公告到截標通常時程很趕。因此建議初創企業應針對特定市場進行瘋狂投標。此外，我從前輩們的有限經驗中發現，她/他們在經營策略上都是每週一投。評選簡報完畢無論有無得標，都會想辦法檢討對答案，以此避免一連串的地雷。

ChatGPT的使用建議

ChatGPT是一個基於自然語言處理技術的人工智慧模型，它可以生成自然流暢的語言，將我們的想法轉化為易於理解的文字。在政府標案投標的過程中，使用ChatGPT可以幫助我們更快速地產生高品質的企劃書。

以下是一些使用ChatGPT的建議：

定位問題。在使用ChatGPT之前需要先定位問題，並確定想要解決的問題是什麼。這樣ChatGPT才能更好地幫助生成解決方案。
編寫問題描述。在使用ChatGPT之前需要編寫一個問題描述，描述想要解決的問題以及目標和要求。這樣ChatGPT才能更好地了解需求並幫助生成企劃書。
設定關鍵字。在使用ChatGPT之前需要設定一些關鍵字，這些關鍵字可以幫助ChatGPT更好地理解問題並生成更精確的解決方案。
創建模板。可以根據需求創建一些企劃書模板，這些模板可以幫助更快速地生成企劃書。
校正內容。使用ChatGPT生成的企劃書需要進行校正和修改，以確保內容的準確性和完整性。
經常更新。使用ChatGPT生成的企劃書需要經常更新，以確保它們反映我們最新需求和目標。

得標的關鍵

我們需要注意不要只看表面的勝負，而忽略了前提條件和背後系統的運作結構。因此，我們不能僅僅因為沒有得標就認為建議書不夠好。

事實上，要得標需要考慮很多因素，而不僅僅是建議書的內容。這就好比開車從基隆到墾丁需要車子不僅有引擎，還需要四個輪子、足夠的油箱和合格的駕駛人等。

如果我們只關注建議書的內容，就像問：「汽車不是有四個輪子嗎？為什麼汽車沒有移動？」這樣的問題一樣。

要做好生意賺錢，需要考慮到各種因素，尤其是當與政府這樣的特殊客戶打交道時。因此，得標的服務建議書只是成功的一個方面，我們還需要注意油箱是否有足夠的燃料，引擎是否有定期保養等其他因素。

總的來說，寫政府標案服務建議書對於民間廠商來說，僅僅是建立與政府機關相對公平的管道之一，我們仍然需要關注許多其他因素，以確保我們的生意成功。

服務建議書的三大特性

一份優秀的政府標案服務建議書或企劃書必須兼具三個特點：攻擊性、完整性和創意性。

首先，攻擊性是指我們要針對政府機關的需求點，寫出我們能夠提供的具體價值，從而打動政府客戶。

其次，完整性是指我們要從問題與解決方式兩方面進行全面思考，符合「Mutually Exclusive Collectively Exhaustive（相互獨立，完全窮盡）」原則，確保在整個方案中沒有任何遺漏。

最後，創意性則是指我們要將過去提供的方案整理成參數，並針對參數微調提出稍微不同的解決方案，以創造新的價值。

因此，強烈建議在編寫政府標案服務建議書或企劃書時，要注意以上三個特點的兼備，才能夠為政府客戶提供最佳的服務。

AI 協作新時代

人工智慧（AI）與人類的協作對企劃內容生產帶來了全新的變革。在沒有AI的時代，即使有經驗豐富的人士協同合作編寫初稿，也需要花費大量時間。但現在有了ChatGPT，即使對於像我這樣的新手，一天也可以輕鬆創作出兩份不同領域的初稿。因此，短時間內大量生產服務建議書/企劃書不再是夢想。

AI協作可以幫助一人公司/小公司快速生成具備邏輯結構的質化描述，並且協助抽取和處理大量數據，從而生成更有價值的分析和見解。例如，將資料投入AI助理，分析客戶行為，可以更好地了解客戶需求和偏好，進而優化產品和服務。此外，利用AI技術分析市場和競爭對手情況，企業可以更好地制定銷售策略和企劃方案。

使用現階段的ChatGPT，可以幫助小公司自動生成更多、更高品質的草稿。原本要花費數小時的燒腦工作，現在只需要數分鐘即可完成。這樣人們就可以更輕鬆地修改草稿，提高稿件品質，甚至有機會提早下班去約會，而不再需要跟同事一起看日出。

此外，AI協作還可以幫助小公司實現更高效的內容協作。一人公司等奈米型企業可以利用AI技術，自動化內容協作流程，提高團隊協作效率。例如，ChatGPT自動分配任務，自動進行版本控制和內容審核，從而提高內容協作效率和品質。

提示 Prompt 的重要性

在AI協作中，關鍵的技能是擔任對的角色以及問對問題（prompt）。

AI雖然很強大，但仍然是人類的「助理」，目前無法完全取代我們的真正思考能力，特別是在商業價值判斷上。因此，我們強調問對問題的重要性，這也是確保關鍵要素和價值匹配的關鍵因素。

在使用ChatGPT這種AI時，問對問題非常重要，這就是所謂的「提示工程」（prompt engineering）。只要搜尋這個關鍵詞，就可以找到大量的教學。

Prompt是指對ChatGPT提出問題或請求的文字提示，它是決定ChatGPT回答品質的重要因素。如果Prompt不夠完善，可能會導致對話偏離軌道、缺乏重點，進而影響ChatGPT的回答品質。

因此，為了撰寫出良好的Prompt，我們應注意以下幾點：

清晰度：提示應具體明確，避免使用複雜或模糊的語言，確保對話雙方均可理解。
重點：提示應具有明確的目的，避免過於廣泛或開放式的問題，使對話聚焦於特定主題。
相關性：在對話中，應盡可能保持相同主題，避免分散討論焦點，確保對話順暢有效。

例如，要問台灣的人口數量，現階段的ChatGPT需要用質化問題去問，而非單點量化問題。一個好的Prompt案例可能如下：

「我跟女友要去巴黎7天，請幫我排列這7天的在巴黎適合約會必吃的經典美食，每餐價格不超過100歐元。」明確地提出請求並特別指出需要當地的資訊。

此外，為了撰寫出適合服務建議書段落內的內容，我們還要讓ChatGPT擔任某個領域的「專家」，比如告訴它在接下來的對話中要充當一個法律顧問或旅行社服務人員。這樣，ChatGPT在回答時會更專業、更有針對性。

在使用ChatGPT進行政府標案服務建議書/企劃書的練習時，要讓AI擔任特定的角色，回答適合的Prompt是其中兩個重要的技能。作為商業顧問，我們建議要注重Prompt的品質，讓ChatGPT能夠生成更高品質、更符合需求的內容。

讓 AI 協助遵循 M.E.C.E. 原則

另一個重要的問題是服務建議書的完整性。在商業分析中，M.E.C.E. 是一個非常重要的原則，也是企劃呈現中不可或缺的。M.E.C.E. 指的是在面對複雜的商業問題時，我們可以利用相互獨立且完全窮盡的方式，將問題拆分為多個小問題，從而更好地理解和分析問題。

使用 M.E.C.E. 分析法時，我們可以從達成目標的最高層次開始，逐步往下分解問題，將其拆解成多個互相獨立且完整的小問題，以便更好地進行有效的分析和判斷。在進行分析時，我們可以使用兩個 M.E.C.E. 法則來檢驗其有效性：完整性和獨立性。

完整性是指在從上往下進行問題分解時，是否有任何遺漏，每個子問題的總和是否恰好等於母問題。而獨立性是指每個子問題之間是否互相獨立，不會出現交叉重疊的情況。

然而，在使用 M.E.C.E. 解決問題時，重要的是能夠將問題拆分成更小的部分，以便更好地理解問題和思考分析是否有助於實現目標，而是否完全符合 M.E.C.E. 則是進一步提高分析的能力。

在 M.E.C.E. 分析法中，我們可以使用「加法拆解」或「乘法拆解」的方法來建立邏輯樹。在「加法拆解」中，我們以散點方式列出子項目，將問題拆解為由多個子問題組成的形式，例如「提升個人年收入」可以拆解為「主要收入 + 副業收入」。儘管「加法拆解」容易理解與構想，但是有可能存在缺漏的問題。例如上述例子忽略了「投資等被動收入」的可能性。

另一方面，「乘法拆解」則是以「封閉拆解」的方式，將問題拆分為由多個子問題相乘的形式，例如「提升個人年收入」可以拆分為「提升價值 x 提升客戶願意付費的服務價格」。儘管「乘法拆解」不容易想像，有點類似國中學數學用公式來解題，但是相對地能夠更容易完全符合「M.E.C.E.」的原則，即相互獨立且完全窮盡。

舉例來說，如果我們想要使用商業 M.E.C.E. 的角度分析以下問題：「妳經營一間珍珠奶茶店，有客戶抱怨奶茶很難喝，請使用顧問口吻以 M.E.C.E. 原則列出問題所在」，我們可以這樣回答：

主、客觀問題：客戶抱怨的事實部分是客觀存在的，但客戶感受部分和價值觀問題則是主觀性的。需要區分客戶的反應是否客觀存在，或只是個人主觀看法。

方法不當：奶茶的製作方式可能存在問題，可能配方比例不當、製作程序有誤等。製作過程中可能使用了不乾淨的器具或環境，影響了味道。

原材料品質：奶茶店使用的奶粉或其他原材料的品質可能不好，或者已經過期。如果使用的茶葉不新鮮或不適合製作奶茶，也會影響味道。

營銷和服務：奶茶店可能需要更好地行銷推廣自己，提高品牌知名度。服務品質可能不好，例如服務員態度不佳或者速度太慢，會影響消費者對奶茶店的評價。

消費者口味：不同的消費者對奶茶的口味有不同的要求，需要了解目標客戶群，以提供客戶喜歡的味道。如果奶茶是基於特定風格的，那麼可能會導致不是每個人都喜歡它的味道。

因此，使用 M.E.C.E. 分析法可以幫助我們從多個角度出發，將複雜的商業問題拆分為互相獨立且完整的小問題，從而更好地理解和分析問題。通過確保問題的完整性和獨立性，我們可以更有效地進行分析和判斷，找到問題的根源並提出解決方案。

在使用 M.E.C.E. 分析法時，建議儘量使用「乘法拆解」來建立邏輯樹，以確保完整性和獨立性。對於特定問題，也可以結合使用「加法拆解」和「乘法拆解」，以更全面地分析問題。

最後，使用 M.E.C.E. 分析法不僅適用於商業領域，也可以應用於其他領域，如政治、社會等，幫助我們更好地理解和解決複雜的問題。

關鍵要素以及價值的匹配

關鍵要素與價值的匹配是成功贏得項目的重要因素。不同行業贏得項目的關鍵要素也不同，因此從中找出重要的要素並將其轉化為攻擊性、完整性和創意性的建議書是非常重要的。當我們提到攻擊性時，主要是在強調我們能為機關單位提供什麼價值。

在這裡，「價值」是指我們的優勢，包括先天條件、後天能力和個人特質等方面，可以協助公司達成特定目標。

舉個例子，假設我們是一家律師事務所，該事務所主要處理跨國訴訟案件，需要一名中英文翻譯人員。如果我們只在履歷中強調我們擅長翻譯、經驗豐富和英語考試成績優異，這並不能清晰地說明我們的價值。因為該公司的大目標是贏得官司，而翻譯法律文件只是實現這一目標的手段之一。因此，我們需要盤點出以下關鍵要素：

雇主：跨國官司律師事務所

關鍵能力：法律知識、語言翻譯能力、撰寫有說服力的文件

「價值」：透過撰寫有說服力的文件來協助贏得官司（這是該公司想要達成的目標）

因此，我們可以將履歷撰寫成類似企劃書的形式，以顯示我們的獨特專業技能和優勢如何與未來雇主的需求相符。寫服務建議書和寫履歷的本質相似，只是在格式上有所不同。最終，我們需要讓客戶能夠看到我們的價值，並說服他們選擇我們來完成他們的項目。

現在能怎麼做？

首先，必須明確 ChatGPT 要扮演的角色，並且提出適當的問題才能得到正確的答案。問對問題非常重要，這決定了 ChatGPT 是否能夠回答有用的答案。如何問對問題呢？這需要考慮問題的「關鍵要素」，可以先從關鍵要素入手，如果沒有經驗，可以請 AI 幫助使用 M.E.C.E. 原則找出價值。需要強調的是，我們是決策者，AI 只是助理，並不會取代我們，只是讓我們的生產效率大幅提升，讓AI角色扮演與提出適合的提示Prompt有三個方法：

總之，我們想與 AI 協作，一步步地做出一份能夠投標的標案服務建議書/企劃書。許多前輩基於商業保密協定及其他理由，保留了很多關鍵資訊。然而，我秉持著「教授我所知道的一切」的精神，盡可能地與妳/你分享。如果妳/你對某些部分感到困惑，或認為我在隱瞞某些資訊，那肯定不是我的刻意之舉，可能只是我表達不夠清楚。在這方面，非常歡迎妳/你聯繫我，一起討論。這篇文章希望對妳/你有所幫助。

最後，這是系列文的第一篇前導文。如果妳/你有任何問題，非常歡迎與我聯繫，我們可以一起逐段撰寫服務建議書的各個環節。

如果有需要知道更多有用的提示 prompt 以及與 AI 協作提案企劃的各種小技巧，歡迎訂閱我的電子報「承殷週報」：https://chengyin.ck.page/a14f1c9536

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